DATEV Lohnabrechnung — Wie es funktioniert, was es kostet und worauf Unternehmen achten sollten

Von David Schulte-Herbrüggen · Lohnabrechnung & Software

DATEV ist das dominierende Lohnabrechnungssystem in Deutschland: über 90 Prozent der Steuerberatungskanzleien arbeiten damit, monatlich entstehen über 14 Millionen Gehaltsabrechnungen auf DATEV-Basis. Wer seine Lohnabrechnung extern vergibt, landet fast immer bei einem DATEV-Anwender.

Diese Seite erklärt, was das für die eigene Abrechnung bedeutet: von den Systemen über die Kosten bis zu den typischen Fallstricken.

Was ist DATEV und warum ist es der Standard?

DATEV ist eine Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg, gegründet 1966, deren Mitglieder Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sind. Kein Aktionär, kein Gewinnziel außer dem der Mitglieder: Das ist strukturell anders als bei kommerziellen Softwareanbietern und erklärt, warum sich die Kanzleien über Jahrzehnte nicht wegbewegt haben.

Mehr als 90 Prozent der deutschen Steuerberatungskanzleien nutzen DATEV-Software. Wer heute in Deutschland eine professionelle Lohnabrechnung beauftragt, landet fast immer bei einem DATEV-Anwender. Über 14 Millionen Gehaltsabrechnungen entstehen monatlich mit DATEV-Programmen, über 8 Millionen Arbeitnehmer sind in den Datensätzen erfasst.

Diese Marktdurchdringung setzt Standards. DATEV-Datenformate (die sogenannten Satzbeschreibungen) definieren, wie Stammdaten, Lohnarten und Bewegungsdaten strukturiert sein müssen. Wer einen Steuerberater wechselt und von einem DATEV-Anwender zum nächsten geht, kann Stammdaten im DATEV-Format übergeben. Wer von einem Nicht-DATEV-System zu DATEV wechselt, braucht eine Konvertierung. DATEV-Kompatibilität ist damit nicht nur ein technisches Detail, sondern ein Wechselkostenfaktor.

DATEV ist kein Monopol aus Mangel an Alternativen. Lexware, Addison, Sage und andere bieten ebenfalls professionelle Lohnsoftware an. Aber die Kombination aus Marktdurchdringung, Genossenschaftsstruktur und der engen Verzahnung mit Steuerberaterkanzleien hat DATEV zur faktischen Infrastruktur des deutschen Lohnwesens gemacht.

DATEV Lohn und Gehalt vs. LODAS

DATEV bietet zwei Lohnprogramme an, die häufig verwechselt werden: Lohn und Gehalt (LuG) und LODAS. Beide erledigen dieselbe Aufgabe, unterscheiden sich aber in der Datenverarbeitung.

Bei DATEV Lohn und Gehalt laufen alle Berechnungen auf dem lokalen Server der Kanzlei oder des Lohnbüros. Daten liegen beim Dienstleister, nicht im DATEV-Rechenzentrum. Das bevorzugen viele Steuerberater, weil sie sofort auf Ergebnisse zugreifen können, ohne Netzwerkverbindung ins Rechenzentrum zu brauchen.

Bei LODAS (Lohnabrechnung Online durch das DATEV-Servicezentrum) laufen die Berechnungen im DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg. Daten werden übermittelt, verarbeitet und zurückgespielt. Das erzeugt höhere laufende Kosten, ist aber für sehr große Mandate (ab ca. 1.000 Mitarbeitenden) und bei spezifischen Anforderungen an zentrale Datenhaltung sinnvoll.

Funktional gibt es kaum Unterschiede. Die Wahl zwischen LuG und LODAS trifft der Dienstleister, nicht das Unternehmen. Für Mandate mit unter 200 Beschäftigten arbeiten die meisten Lohnbüros mit DATEV Lohn und Gehalt.

Eine dritte Variante ist relevant für Unternehmen, die die Abrechnung selbst machen wollen: DATEV Lohn und Gehalt für Unternehmen. Diese Edition ist direkt für Arbeitgeber ohne Steuerberaterzulassung lizenzierbar, zu entsprechend höheren Kosten.

Was kostet DATEV-Lohnabrechnung?

Die Kostenfrage hat zwei Ebenen: Was zahlt der Dienstleister für die DATEV-Lizenz, und was zahlt das Unternehmen an den Dienstleister?

Was der Dienstleister für die DATEV-Lizenz zahlt (Stand 2025):

Dazu seit Januar 2025 eine Cloud-Pauschale von 0,40 Euro pro Monat und abgerechnetem Arbeitnehmer. Bei 50 Mitarbeitenden sind das 20 Euro monatlich zusätzlich. DATEV Arbeitnehmer online (digitale Lohnzettel) kostet 0,15 Euro pro Monat und freigeschaltetem Arbeitnehmer.

Was Unternehmen zahlen: Steuerberater rechnen Lohnabrechnung meist nach RVG oder Zeit ab; Lohnbüros nach Pauschalpreis pro Mitarbeiter. Marktüblich sind 15 bis 35 Euro pro Mitarbeiter und Monat, je nach Leistungsumfang. Payroll Fuchs berechnet 18,75 Euro All-inclusive, einschließlich Bescheinigungen, Jahresmeldungen und DATEV-Lizenzkosten.

Einmalkosten beim Einstieg: Die Erstbestückung (Einpflegen aller Stammdaten, Übernahme aus dem Vorsystem) kostet je nach Datenvolumen 18 bis 28 Euro pro Mitarbeitendem. Bei 30 Mitarbeitenden sind das 540 bis 840 Euro einmalig. SmartCard oder mIDentity-Stick für die DATEV-Authentifizierung kostet rund 50 Euro einmalig.

DATEV-Schnittstellen: wie Daten in die Abrechnung fließen

DATEV hat die Datenkommunikation zwischen Lohnsoftware und Umsystemen systematisch aufgebaut. Für Unternehmen relevant sind drei Hauptwege.

DATEV Lohnaustauschdatenservice ermöglicht den bidirektionalen Datenaustausch zwischen DATEV und vorgelagerten HR-Systemen. Personaldaten, Mandantenstamm und Bewegungsdaten (Ein- und Austritte, Gehaltsaänderungen, Fehlzeiten) können automatisiert aus HR-Software in DATEV übertragen werden. Marktgängige HR-Systeme (HRworks, Personio, Factorial, Bamboo HR) bieten diese Integration an, oft als kostenpflichtiges Add-on.

DATEV Unternehmen online ist die Cloud-Plattform von DATEV für Unternehmen. Belege und Daten werden digital an die Kanzlei übertragen, ohne lokale DATEV-Installation. Stundenzettel, Krankmeldungen, Reisekostenabrechnungen können per Upload eingereicht werden. Der Lohnabrechnungsdienstleister übernimmt sie direkt in DATEV.

ASCII-Schnittstellen sind der textbasierte Weg für Systeme ohne zertifizierte DATEV-API. Bewegungsdaten werden im DATEV-Lohnformat (Satzbeschreibung) als TXT-Datei exportiert und vom Dienstleister importiert. Arbeitsintensiver, aber mit nahezu jedem System kompatibel. Payroll Fuchs nutzt diese Route für Mandanten ohne HR-Software-Integration.

Implementierung: Schritte bis zur ersten Abrechnung

Der Weg von null bis zur ersten produktiven DATEV-Lohnabrechnung dauert realistisch drei bis sechs Wochen. Die Hauptaufgaben verteilen sich zwischen Unternehmen und Dienstleister.

1. Mandantenstamm anlegen: Der Dienstleister legt den Mandanten in DATEV an: Beraternummer (identifiziert das Lohnbüro), Mandantennummer (identifiziert das Unternehmen) und alle Firmenstammdaten (Steuernummer, Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit, Bankverbindung). Fehler bei Beraternummer oder Mandantennummer führen zu Zuordnungsproblemen bei behördlichen Meldungen.
2. Mitarbeiterstammdaten erfassen: Pro Mitarbeitendem werden erfasst: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Steuerklasse, Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Beitragsgruppe. Das Unternehmen stellt diese Daten bereit. Je vollständiger und fehlerfreier, desto kürzer die Anlaufzeit.
3. Lohnarten konfigurieren: Lohnarten sind die internen Bausteine der Abrechnung: Grundgehalt, Überstunden, Nachtzuschläge, Sachbezüge, betriebliche Altersvorsorge, Kurzarbeit. DATEV nutzt ein numerisches Lohnartensystem. Lohnartennummern dürfen nicht leer bleiben und müssen korrekt zugeordnet sein, sonst produziert die Abrechnung #LN-Fehler beim Import.
4. ELSTER-Anbindung und DEÜV-Anmeldung: Die Lohnsteueranmeldung läuft über ELSTER. Der Dienstleister richtet die ELSTER-Verbindung für den Mandanten ein. Die Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit wird für alle Sozialversicherungsmeldungen benötigt.
5. Probeabrechnung: Vor dem Go-Live läuft eine Probeabrechnung. Ergebnisse werden mit den bisherigen Abrechnungen verglichen, Abweichungen dokumentiert und geklärt. Die Probeabrechnung deckt Konfigurationsfehler auf, die sonst erst nach dem ersten produktiven Lauf sichtbar werden.

Der sauberste Einstiegszeitpunkt ist der 1. Januar, weil dann alle Jahreswerte auf null stehen. Wer im März einsteigt, braucht die Jahreslohnkonten der Vormonate vom alten Dienstleister zur korrekten Fortschreibung der SV-Jahresbruttowerte. Das ist lösbar, aber zeitaufwändiger.

Stolperfallen aus der Praxis

Falsche Mandantennummer: Beraternummer und Mandantennummer identifizieren jede behördliche Meldung. Werden sie bei der Anlage vertauscht oder falsch erfasst, landen Lohnsteueranmeldungen und Sozialversicherungsmeldungen bei den falschen Empfängern. Im Januar 2026 erlebte DATEV eine Datenpanne, bei der LODAS-Abrechnungen durch einen Verarbeitungsfehler an falsche Mandanten ausgespielt wurden. Der Vorfall zeigt, wie sensibel die Zuordnungslogik ist.

Lohnartenkonfiguration unterschätzt: Branchenspezifische Lohnarten (Zulagen, Schichtzuschläge, variable Bestandteile) müssen vor der ersten Abrechnung vollständig konfiguriert sein. Besonders häufig vergessen: Lohnarten für Sachbezüge (Fahrzeug, Essensgeld, Jobticket), obwohl sie steuerlich relevant sind.

Jahreswechsel beim Systemwechsel: Wer zum Jahresanfang von einem anderen System zu DATEV wechselt, muss sicherstellen, dass die Jahresabschlussarbeiten (Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen) im Altsystem vollständig abgeschlossen sind, bevor der Mandant in DATEV angelegt wird.

Satzbeschreibungs-Versionen: DATEV aktualisiert die Satzbeschreibung regelmäßig bei Gesetzänderungen. Bei ASCII-Importen müssen die exportierenden Systeme mit der aktuellen Satzbeschreibungsversion kompatibel sein. Wer nach einer DATEV-Aktualisierung mit veralteten Exportdateien importiert, bekommt #LN-Fehlercodes.

Perioden offen halten: Wer eine Abrechnung sendet, bevor die vorherige Periode vollständig abgeschlossen ist, erzeugt inkonsistente Buchungsschnitte. Korrekturabrechnungen für vergangene Monate sind möglich, erzeugen aber Stornoläufe und Nachverbuchungen. Besser: klare Monatsabschlüsse mit definierten Meldeterminen.

DATEV oder eine Alternative

DATEV ist der Standard, aber nicht alternativlos. Für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung intern machen wollen, ist Lexware Lohn & Gehalt die häufigste Alternative: einfachere Bedienung, günstigere Einstiegskosten, geringere Anforderungen an technisches Know-how. Das funktioniert gut bis etwa 20 Mitarbeitende; darüber entsteht Pflegeaufwand, der die Kostenvorteile aufzehrt.

Addison und Sage HCM sind weitere professionelle Alternativen, vor allem bei Unternehmen mit eigener Personalabteilung und Inhouse-Abrechnung. SaaS-Lösungen wie Personio Payroll oder Factorial Payroll setzen auf vollständige Cloud-Verarbeitung. Sie sind schnell einzurichten, bei komplexen Tarifverträgen oder branchenspezifischen Regelungen aber oft an Grenzen.

DATEV bleibt die klare Wahl, wenn der Dienstleister ohnehin damit arbeitet (in Deutschland die Regel), wenn Jahresabschluss und Lohnabrechnung aus einer Hand kommen sollen, oder wenn tarifliche Sonderregelungen und komplexe bAV-Modelle sauber abgebildet werden müssen.

Wie Payroll Fuchs DATEV einsetzt

Payroll Fuchs arbeitet mit DATEV Lohn und Gehalt als Abrechnungskern. Alle Mandanten werden in LuG (nicht LODAS) geführt, weil das für Mandate bis 250 Mitarbeitende effizienter ist und die Daten lokal in unserem Haus liegen, nicht im DATEV-Rechenzentrum.

Der Preis von 18,75 Euro pro Mitarbeiter und Monat ist All-inclusive: DATEV-Lizenzkosten, Bescheinigungen, Jahresmeldungen, Rückfragen. Keine Zusatzrechnung für DATEV Arbeitnehmer online, wenn das Unternehmen digitale Lohnzettel möchte.

Neue Mandanten durchlaufen den Fünf-Schritte-Implementierungsprozess mit einer Probeabrechnung vor dem Go-Live. Bei Unternehmen mit HR-Software prüfen wir vorab, ob eine direkte Schnittstelle über den Lohnaustauschdatenservice möglich ist oder ob ASCII-Import der bessere Weg ist.

DATEV ist ein deutsches Genossenschaftsunternehmen ohne US-Konzernmutter. Alle Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet, Schrems-II-Risiko besteht nicht.

Häufig gestellte Fragen

Quellen

1. DATEV eG: Unternehmensprofil — Marktdaten, Mitglieder, Abrechnungsvolumen. datev.de, aktueller Stand.
2. DATEV Help Center: Unterschiede zwischen LODAS und Lohn und Gehalt. apps.datev.de, aktueller Stand.
3. DATEV Help Center: Erste Schritte Lohn und Gehalt classic / comfort. apps.datev.de, aktueller Stand.
4. project-b.dev: DATEV Lohnabrechnung Kosten — Was Sie wirklich zahlen (2025). project-b.dev, 2025.
5. DATEV Developer Portal: API Produkte — Lohnaustauschdatenservice. developer.datev.de, aktueller Stand.
6. DATEV eG: Schnittstellen zur DATEV Payroll. datev.de, aktueller Stand.
7. Heise online: DATEV-Datenpanne Januar 2026 — LODAS-Abrechnungen falsch zugestellt. heise.de, Januar 2026.
8. DATEV eG: Preisliste für Unternehmen — geänderte Preise ab 01.01.2025. datev.de, 2025.