DATEV Lohnabrechnung — Wie es funktioniert, was es kostet und worauf Unternehmen achten sollten

Von David Schulte-Herbrüggen · Lohnabrechnung & Software

DATEV ist das dominierende Lohnabrechnungssystem in Deutschland: über 90 Prozent der Steuerberatungskanzleien arbeiten damit, monatlich erhalten rund 15 Millionen Beschäftigte ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnung aus einem DATEV-System. Wer seine Lohnabrechnung extern vergibt, landet fast immer bei einem DATEV-Anwender.

Diese Seite erklärt, was das für die eigene Abrechnung bedeutet: von den Systemen über die Kosten bis zu den typischen Fallstricken.

Was ist DATEV und warum ist es der Standard?

DATEV ist eine Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg, gegründet 1966, deren Mitglieder Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sind. Kein Aktionär, kein Gewinnziel außer dem der Mitglieder: Das ist strukturell anders als bei kommerziellen Softwareanbietern und erklärt, warum sich die Kanzleien über Jahrzehnte nicht wegbewegt haben.

Mehr als 90 Prozent der deutschen Steuerberatungskanzleien nutzen DATEV-Software. Wer heute in Deutschland eine professionelle Lohnabrechnung beauftragt, landet fast immer bei einem DATEV-Anwender. Im Jahr 2025 erhielten im Monatsdurchschnitt 14,9 Millionen Beschäftigte ihre Abrechnung aus einem DATEV-System.

Diese Marktdurchdringung setzt Standards. DATEV-Datenformate (die sogenannten Satzbeschreibungen) definieren, wie Stammdaten, Lohnarten und Bewegungsdaten strukturiert sein müssen. Wer einen Steuerberater wechselt und von einem DATEV-Anwender zum nächsten geht, kann Stammdaten im DATEV-Format übergeben. Wer von einem Nicht-DATEV-System zu DATEV wechselt, braucht eine Konvertierung. DATEV-Kompatibilität ist damit nicht nur ein technisches Detail, sondern ein Wechselkostenfaktor.

DATEV ist kein Monopol aus Mangel an Alternativen. Lexware, Addison, Sage und andere bieten ebenfalls professionelle Lohnsoftware an. Aber die Kombination aus Marktdurchdringung, Genossenschaftsstruktur und der engen Verzahnung mit Steuerberaterkanzleien hat DATEV zur faktischen Infrastruktur des deutschen Lohnwesens gemacht.

DATEV Lohn und Gehalt und LODAS im Vergleich

DATEV bietet zwei Lohnprogramme an, die häufig verwechselt werden: Lohn und Gehalt (LuG) und LODAS. Beide erledigen dieselbe Aufgabe, unterscheiden sich aber in der Datenverarbeitung.

Bei DATEV Lohn und Gehalt laufen alle Berechnungen auf dem lokalen Server der Kanzlei oder des Lohnbüros. Die Abrechnungsdaten werden lokal vor Ort verwaltet. Das bevorzugen viele Steuerberater, weil sie sofort auf Ergebnisse zugreifen können, ohne Netzwerkverbindung ins Rechenzentrum zu brauchen.

Bei LODAS (bei DATEV auch „RZ-Lohn“ genannt) laufen die Berechnungen im DATEV-Rechenzentrum. Daten werden übermittelt, verarbeitet und zurückgespielt. Das erzeugt höhere laufende Kosten, ist aber für sehr große Mandate und bei spezifischen Anforderungen an zentrale Datenhaltung sinnvoll.

Beide Programme rechnen Lohn ab, unterscheiden sich aber in Bedienung, Lohnartenkonzept und Stammdatenverwaltung. Die Wahl zwischen LuG und LODAS trifft der Dienstleister, nicht das Unternehmen.

Eine dritte Variante ist relevant für Unternehmen, die die Abrechnung selbst machen wollen: DATEV Lohn und Gehalt für Unternehmen. Diese Edition ist direkt für Arbeitgeber ohne Steuerberaterzulassung lizenzierbar, zu entsprechend höheren Kosten.

Was kostet DATEV-Lohnabrechnung?

Die Kostenfrage hat zwei Ebenen: Was zahlt der Dienstleister für die DATEV-Lizenz, und was zahlt das Unternehmen an den Dienstleister?

Was der Dienstleister für die DATEV-Lizenz zahlt (Listenpreise, Stand 01/2026, zzgl. USt):

Dazu seit Januar 2025 eine Cloud-Pauschale von 0,40 Euro pro Monat und abgerechnetem Arbeitnehmer. Bei 50 Mitarbeitenden sind das 20 Euro monatlich zusätzlich. DATEV Arbeitnehmer online (digitale Lohnzettel) kostet 0,20 Euro pro Monat und freigeschaltetem Arbeitnehmer.

Was Unternehmen zahlen: Steuerberater rechnen Lohnabrechnung meist nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) oder nach Zeit ab; Lohnbüros nach Pauschalpreis pro Mitarbeiter. Veröffentlichte Listenpreise von Lohnbüros liegen 2026 zwischen 11 und 16 Euro pro Mitarbeiter und Monat, für Baulohn bei 17 bis 18 Euro; Steuerberater berechnen ohne eigene Vereinbarung 6 bis 30 Euro nach § 34 StBVV. Alle Zahlen mit Quellen: Lohnabrechnung: Kosten pro Mitarbeiter 2026. Payroll Fuchs berechnet ab 10,29 Euro pro Mitarbeiter und Monat (ab 250 Mitarbeitern), gestaffelt nach Anzahl der monatlichen Abrechnungen, All-inclusive einschließlich Bescheinigungen, Jahresmeldungen und DATEV-Lizenzkosten.

Einmalkosten beim Einstieg: Die Erstbestückung (Einpflegen aller Stammdaten, Übernahme aus dem Vorsystem) kostet je nach Datenvolumen 18 bis 28 Euro pro Mitarbeitendem. Bei 30 Mitarbeitenden sind das 540 bis 840 Euro einmalig. SmartCard oder mIDentity-Stick für die DATEV-Authentifizierung kostet rund 50 Euro einmalig.

DATEV-Schnittstellen: wie Daten in die Abrechnung fließen

DATEV hat die Datenkommunikation zwischen Lohnsoftware und Umsystemen systematisch aufgebaut. Für Unternehmen relevant sind drei Hauptwege.

DATEV Lohnaustauschdatenservice ermöglicht den bidirektionalen Datenaustausch zwischen DATEV und vorgelagerten HR-Systemen. Personaldaten, Mandantenstamm und Bewegungsdaten (Ein- und Austritte, Gehaltsänderungen, Fehlzeiten) können automatisiert aus HR-Software in DATEV übertragen werden. Marktgängige HR-Systeme (HRworks, Personio, Factorial, Bamboo HR) bieten diese Integration an, oft als kostenpflichtiges Add-on.

DATEV Unternehmen online ist die Cloud-Plattform von DATEV für Unternehmen. Belege und Daten werden digital an die Kanzlei übertragen, ohne lokale DATEV-Installation. Stundenzettel, Krankmeldungen, Reisekostenabrechnungen können per Upload eingereicht werden. Der Lohnabrechnungsdienstleister übernimmt sie direkt in DATEV.

ASCII-Schnittstellen sind der textbasierte Weg für Systeme ohne zertifizierte DATEV-API. Bewegungsdaten werden im DATEV-Lohnformat (Satzbeschreibung) als TXT-Datei exportiert und vom Dienstleister importiert. Arbeitsintensiver, aber mit nahezu jedem System kompatibel. Payroll Fuchs nutzt diese Route für Mandanten ohne HR-Software-Integration.

Implementierung: Schritte bis zur ersten Abrechnung

Bei klassischen Anbietern dauert der Weg von null bis zur ersten produktiven DATEV-Lohnabrechnung realistisch drei bis sechs Wochen. Payroll Fuchs bietet ein kostenfreies 24-Stunden-Highspeed-Onboarding. Die Hauptaufgaben verteilen sich zwischen Unternehmen und Dienstleister.

1. Mandantenstamm anlegen: Der Dienstleister legt den Mandanten in DATEV an: Beraternummer (identifiziert das Lohnbüro), Mandantennummer (identifiziert das Unternehmen) und alle Firmenstammdaten (Steuernummer, Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit, Bankverbindung). Fehler bei Beraternummer oder Mandantennummer führen zu Zuordnungsproblemen bei behördlichen Meldungen.
2. Mitarbeiterstammdaten erfassen: Pro Mitarbeitendem werden erfasst: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Steuerklasse, Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Beitragsgruppe. Das Unternehmen stellt diese Daten bereit. Je vollständiger und fehlerfreier, desto kürzer die Anlaufzeit.
3. Lohnarten konfigurieren: Lohnarten sind die internen Bausteine der Abrechnung: Grundgehalt, Überstunden, Nachtzuschläge, Sachbezüge, betriebliche Altersvorsorge, Kurzarbeit. DATEV nutzt ein numerisches Lohnartensystem. Lohnartennummern dürfen nicht leer bleiben und müssen korrekt zugeordnet sein, sonst produziert die Abrechnung #LN-Fehler beim Import.
4. ELSTER-Anbindung und DEÜV-Anmeldung: Die Lohnsteueranmeldung läuft über ELSTER. Der Dienstleister richtet die ELSTER-Verbindung für den Mandanten ein. Die Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit wird für alle Sozialversicherungsmeldungen benötigt.
5. Probeabrechnung: Vor dem Go-Live läuft eine Probeabrechnung. Ergebnisse werden mit den bisherigen Abrechnungen verglichen, Abweichungen dokumentiert und geklärt. Die Probeabrechnung deckt Konfigurationsfehler auf, die sonst erst nach dem ersten produktiven Lauf sichtbar werden.

Der sauberste Einstiegszeitpunkt ist der 1. Januar, weil dann alle Jahreswerte auf null stehen. Wer im März einsteigt, braucht die Jahreslohnkonten der Vormonate vom alten Dienstleister zur korrekten Fortschreibung der SV-Jahresbruttowerte. Das ist lösbar, aber zeitaufwändiger.

Stolperfallen aus der Praxis

Falsche Mandantennummer: Beraternummer und Mandantennummer identifizieren jede behördliche Meldung. Werden sie bei der Anlage vertauscht oder falsch erfasst, landen Lohnsteueranmeldungen und Sozialversicherungsmeldungen bei den falschen Empfängern. Im Januar 2026 erlebte DATEV eine Datenpanne: Nach einem mangelhaften Reparaturversuch im LODAS-System wurden Probeabrechnungen an fremde Mandanten ausgeliefert. Der Vorfall zeigt, wie sensibel die Zuordnungslogik ist.

Lohnartenkonfiguration unterschätzt: Branchenspezifische Lohnarten (Zulagen, Schichtzuschläge, variable Bestandteile) müssen vor der ersten Abrechnung vollständig konfiguriert sein. Besonders häufig vergessen: Lohnarten für Sachbezüge (Fahrzeug, Essensgeld, Jobticket), obwohl sie steuerlich relevant sind.

Jahreswechsel beim Systemwechsel: Wer zum Jahresanfang von einem anderen System zu DATEV wechselt, muss sicherstellen, dass die Jahresabschlussarbeiten (Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen) im Altsystem vollständig abgeschlossen sind, bevor der Mandant in DATEV angelegt wird.

Satzbeschreibungs-Versionen: DATEV aktualisiert die Satzbeschreibung regelmäßig bei Gesetzesänderungen. Bei ASCII-Importen müssen die exportierenden Systeme mit der aktuellen Satzbeschreibungsversion kompatibel sein. Wer nach einer DATEV-Aktualisierung mit veralteten Exportdateien importiert, bekommt #LN-Fehlercodes.

Perioden offen halten: Wer eine Abrechnung sendet, bevor die vorherige Periode vollständig abgeschlossen ist, erzeugt inkonsistente Buchungsschnitte. Korrekturabrechnungen für vergangene Monate sind möglich, erzeugen aber Stornoläufe und Nachverbuchungen. Besser: klare Monatsabschlüsse mit definierten Meldeterminen.

DATEV oder eine Alternative

DATEV ist der Standard, aber nicht alternativlos. Für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung intern machen wollen, ist Lexware Lohn & Gehalt die häufigste Alternative: einfachere Bedienung, günstigere Einstiegskosten, geringere Anforderungen an technisches Know-how. Das funktioniert gut bis etwa 20 Mitarbeitende; darüber entsteht Pflegeaufwand, der die Kostenvorteile aufzehrt.

Addison und Sage HCM sind weitere professionelle Alternativen, vor allem bei Unternehmen mit eigener Personalabteilung und Inhouse-Abrechnung. SaaS-Lösungen wie Personio Payroll oder Factorial Payroll setzen auf vollständige Cloud-Verarbeitung. Sie sind schnell einzurichten, bei komplexen Tarifverträgen oder branchenspezifischen Regelungen aber oft an Grenzen.

DATEV bleibt die klare Wahl, wenn der Dienstleister ohnehin damit arbeitet (in Deutschland die Regel), wenn Jahresabschluss und Lohnabrechnung aus einer Hand kommen sollen, oder wenn tarifliche Sonderregelungen und komplexe bAV-Modelle sauber abgebildet werden müssen.

Wie Payroll Fuchs DATEV einsetzt

Payroll Fuchs arbeitet mit DATEV Lohn und Gehalt als Abrechnungskern. Alle Mandanten werden in LuG (nicht LODAS) geführt. Daten und Backups liegen im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland. Die Abrechnung entsteht automatisch in der verlässlichen DATEV-Qualität, jede Abrechnung prüft der Wirtschaftsprüfer — mehr zum Payroll-Outsourcing mit Payroll Fuchs.

Wer DATEV über eine Steuerkanzlei oder Lohn-Kanzlei nutzen möchte, bekommt bei Payroll Fuchs das Beste aus beiden Welten: den DATEV-Standard einer Kanzlei und die Automatisierung einer Software. Payroll Fuchs ist eine Lohn-Kanzlei auf DATEV-Basis. Die KI erstellt aus Ihren Rohdaten die vorbereitende Lohnbuchhaltung, die Abrechnung entsteht mit der verlässlichen DATEV-Qualität in DATEV Lohn und Gehalt. Wirtschaftsprüfer David Schulte-Herbrüggen erbringt auch steuerberatende Leistungen und prüft jede Abrechnung, bevor sie final wird.

Der Preis — ab 10,29 Euro pro Mitarbeiter und Monat (ab 250 Mitarbeitern), gestaffelt nach Anzahl der monatlichen Abrechnungen — ist All-inclusive: DATEV-Lizenzkosten, Bescheinigungen, Jahresmeldungen, Rückfragen – wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme. Keine Zusatzrechnung für DATEV Arbeitnehmer online, wenn das Unternehmen digitale Lohnzettel möchte.

Das Onboarding neuer Mandanten ist kostenfrei, auf Wunsch als 24-Stunden-Highspeed-Onboarding, mit einer Probeabrechnung vor dem Go-Live. Im laufenden Betrieb ist jede Abrechnung garantiert innerhalb von 24 Stunden nach Eingang der vollständigen Monatsdaten fertig, und Ihre Fragen beantworten wir garantiert innerhalb von 24 Stunden – beides rund um die Uhr. Bei Unternehmen mit HR-Software prüfen wir vorab, ob eine direkte Schnittstelle über den Lohnaustauschdatenservice möglich ist oder ob ASCII-Import der bessere Weg ist.

DATEV ist ein deutsches Genossenschaftsunternehmen ohne US-Konzernmutter. Alle Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet, das Schrems-II-Risiko ist dadurch gering.

Häufig gestellte Fragen

Quellen

1. DATEV eG: Unternehmensprofil — Marktdaten, Mitglieder, Abrechnungsvolumen. datev.de, aktueller Stand.
2. DATEV Help Center: Unterschiede zwischen LODAS und Lohn und Gehalt. wissensplattform.apps.datev.de, aktueller Stand.
3. DATEV Help Center: Erste Schritte Lohn und Gehalt classic / comfort. wissensplattform.apps.datev.de, aktueller Stand.
4. project-b.dev: DATEV Lohnabrechnung Kosten — Was Sie wirklich zahlen (2025). project-b.dev, 2025.
5. DATEV Developer Portal: API Produkte — Lohnaustauschdatenservice. developer.datev.de, aktueller Stand.
6. DATEV eG: Schnittstellen zur DATEV Payroll. datev.de, aktueller Stand.
7. Heise online: DATEV-Datenpanne Januar 2026 — LODAS-Probeabrechnungen an fremde Mandanten ausgeliefert. heise.de, Januar 2026.
8. DATEV eG: Preisliste für Unternehmen — geänderte Preise ab 01.01.2025. datev.de, 2025.