FAQ: KI-Lohnabrechnung
Leistungen
Payroll Fuchs übernimmt den gesamten Prozess Ihrer Lohnabrechnung – und automatisiert diesen von A bis Z. Dies geschieht mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) und bedeutet:
● wir übernehmen Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung,
● führen die Abrechnung und die erforderlichen Meldungen durch und
● automatisieren auch die nachgelagerten Prozesse für Sie.
Der Hauptunterschied zu Wettbewerbern liegt in der von Payroll Fuchs entwickelten Technologie — einer Automatisierungslösung. Diese ist keine “one-fits-all” Lösung, sondern wird auf den individuellen Bedarfsfall des jeweiligen Kunden mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz passgenau zugeschnitten. Und genau damit gelingt es Payroll Fuchs, jeden Prozessschritt, von der vorbereitenden Lohnbuchhaltung bis zu den Meldungen, zu automatisieren. In Kombination mit dem Fachwissen von Payroll Fuchs ergibt das höchste Präzision, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz.
Payroll Fuchs beschäftigt keine Lohnbuchhalter:innen, da sämtliche Prozessschritte automatisiert sind. Durch die Skalierungsmöglichkeiten plant Payroll Fuchs auch bei starkem Wachstum keine Einstellung von Lohnbuchhalter:innen.
Praktisch alle Lohndienstleister setzen auf Lohnbuchhalter:innen — Payroll Fuchs nicht. Nur aufgrund eines Höchstmaßes an Automatisierung – ermöglicht durch den großflächigen Einsatz von Künstlicher Intelligenz – kann Payroll Fuchs die Abrechnungen ohne Lohnbuchhalter:innen durchführen.
Dies verdeutlicht die Expertise von Payroll Fuchs in den Feldern KI und IT sowie im Bereich Lohnsteuerrecht und Sozialgesetzgebung. Diese Verbindung ermöglicht es, die Prozesse der Kunden entsprechend zu optimieren.
Payroll Fuchs übernimmt die komplette vorbereitende Lohnbuchhaltung. Kunden liefern nur Rohdaten wie Excel- oder PDF-Dateien. Diese werden per “Drag & Drop” über das Kundenportal hochgeladen – fertig. Natürlich können wir auch andere Formate wie csv, txt, json etc. problemlos weiterverarbeiten.
Die Daten, welche in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen sind, werden entweder
● über eine Schnittstelle übernommen (bspw. Daten der Zeiterfassung),
● über den KI-Agenten “Foxi” von Payroll Fuchs eingegeben, oder
● ganz einfach per “Drag & Drop” über das Kundenportal hochgeladen.
Das ist das digitale “Fire & Forget”-Konzept von Payroll Fuchs, durch das zeitaufwändige Copy-&-Paste Prozesse entfallen.
Payroll Fuchs verarbeitet auch eingescannte Stundenzettel — ohne zusätzliche Kosten.
Voraussetzung ist natürlich, dass diese (auch für das menschliche Auge) lesbar sind.
Payroll Fuchs nutzt DATEV Lohn und Gehalt — den Goldstandard in der Lohnabrechnung.
Die Firma Payroll Fuchs wird von David Schulte-Herbrüggen geleitet. Als examinierter Wirtschaftsprüfer verfügt er über die erforderliche fachliche Expertise für den Bereich Entgeltabrechnung — und unterliegt den strengen Berufspflichten der Wirtschaftsprüferordnung (WPO): Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit und laufende fachliche Fortbildung. Diese Standards gelten für alle Prozesse bei Payroll Fuchs.
Künstliche Intelligenz (KI) bei Payroll Fuchs
Payroll Fuchs setzt KI in allen Prozessen passgenau ein — stets überwacht durch das interne Team. Die KI trifft weder finale Entscheidungen, noch handelt sie autonom. Der finale Check erfolgt immer durch das hochqualifizierte Team.
Payroll Fuchs bietet trotz KI-Automatisierung persönlichen Kundenservice — die eingesparte Zeit wird in den direkten Kundenkontakt investiert. Bei Payroll Fuchs wird das Telefon abgehoben, E-Mails werden persönlich (KI-frei) beantwortet und Chat-Anfragen über die Homepage oder andere Kanäle werden immer vom Team persönlich bearbeitet.
Die KI von Payroll Fuchs läuft DSGVO-konform auf deutschen Servern. Es werden also KEINE (!) Daten an Chat-GPT, Google oder chinesische KI-Anbieter in das Ausland versendet. Alle KI-gestützten Prozesse unterliegen regelmäßigen Compliance-Checks und werden nach § 43 WPO mit höchster Sorgfalt behandelt.
Preise und Kosten
Payroll Fuchs berechnet 18,75 € pro Lohnabrechnung — ein einziger, transparenter Preis, alles inklusive. Das bedeutet:
● keine Extrakosten für Eintritte oder Austritte von Mitarbeitenden,
● keine Extrakosten für Bescheinigungen oder Meldungen,
● keine Grundgebühr, keine Setup-Kosten, keine Mindestlaufzeit.
Payroll Fuchs berechnet keine Extrakosten — der monatliche Festpreis deckt alle Leistungen einschließlich Neuanlagen und Bescheinigungen ab.
Payroll Fuchs erhebt keine Setup-Kosten. Die Onboardingprozesse sind hoch-automatisiert und in Verbindung mit unserem persönlichen Kontakt auch schnell erledigt. Zum anderen bedeuten Prozessveränderungen immer auch Zeit und Aufwand. Im Rahmen eines partnerschaftlichen Verhältnisses halten wir es daher für unangemessen, unsere Aufwände hier an unsere Kunden weiterzubelasten.
Payroll Fuchs hat de facto keine Vertragslaufzeiten. Das Unternehmen ist von seiner Dienstleistung überzeugt — das ist die Basis für dauerhafte Kundenbeziehungen. Das Feedback der Kunden bestätigt dies: Gerne wird ein Referenzgespräch vermittelt.
Datensicherheit & Service
Größtmögliche Datensicherheit ist der Anspruch von Payroll Fuchs. Dies erfüllen wir durch:
● Hosting auf zertifizierten deutschen Servern,
● verschlüsselte Datenübertragung,
● einen hoch-vertraulichen Umgang mit allen Mitarbeiterdaten sowie
● einer DSGVO-konformen Datenverarbeitung
Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit und berufswürdiges Verhalten nach § 43 WPO (Wirtschaftsprüferordnung) ist für uns gesetzlich verpflichtend. Auch aus diesem Grund behandeln wir alle Prozesse und Daten rund um das Thema Entgeltabrechnung mit äußerster Vorsicht. Im Gegensatz zu reinen Lohnbüros oder Software-Anbietern sind diese Berufspflichten für Payroll Fuchs nicht optional — sie sind berufsrechtlich verankert.
Payroll Fuchs verfügt über die für Wirtschaftsprüfer gesetzlich vorgeschriebene Berufshaftpflichtversicherung, die jederzeit nachgewiesen werden kann. Diese gesetzliche Pflicht schützt Mandanten im Schadensfall — ein Standard, den reine Lohnbüros oder Software-Anbieter ohne WP-Lizenz nicht erfüllen müssen.
Payroll Fuchs begleitet Kunden bei Betriebsprüfungen — zu einem vorab festgelegten, moderaten Stundensatz. Das Unternehmen wird von einem examinierten Wirtschaftsprüfer geleitet, was das nötige fachliche Gewicht für eine professionelle Begleitung sichert.
Als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft übernimmt Payroll Fuchs alle Aufgaben, die sonst Steuerberater:innen erledigen
● Buchführung
● Umsatzsteuervoranmeldungen
● Jahresabschlüsse
● Steuererklärungen
● weitere Beratungsdienstleistungen
All dies erledigt Payroll Fuchs gerne. Im Sinne der Transparenz gibt es auch hier einen vorab festgelegten moderaten Stundensatz und keine Pauschalen.
Payroll Fuchs stellt DATEV auf einem sicheren Server bereit, zu dem Kunden direkten Zugang für ihre eigenständige Buchhaltung erhalten. Viele Kunden nutzen diese Option bereits.
Integration in die bestehende Software-Landschaft
Payroll Fuchs integriert vorhandene HR-Software und übernimmt die dort gepflegten Stammdaten. Die IT-Experten von Payroll Fuchs sorgen für eine reibungslose Integration — ohne Setup-Kosten.
Eine HR-Software deckt in der Regel nicht alle lohnrelevanten Geschäftsvorfälle ab. Nehmen wir Themen wie:
● Arbeitsbescheinigungen,
● die betriebliche Altersvorsorge,
● Dienstwagen oder
● Incentives
Hier kommt die “KI-Chat-Lösung” von Payroll Fuchs ins Spiel, mit welcher diese Aufgaben zielsicher erledigt werden.
Payroll Fuchs integriert externe Datenquellen wie Zeiterfassungssysteme über vorhandene Schnittstellen oder maßgeschneiderte Anbindungen.