Lohnabrechnung: Kosten pro Mitarbeiter 2026
Stand: Oktober 2026
Wer die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagert, zahlt in Deutschland meist einen Festbetrag pro Mitarbeiter und Monat. Für Steuerberater nennt die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Monat[1]. Das ist kein Pflichtpreis: Der Rahmen gilt nur, wenn nichts anderes vereinbart ist, und Steuerberater dürfen ihn in Textform über- oder unterschreiten[7][8][9]. Veröffentlichte Listenpreise von Lohnbüros liegen 2026 zwischen 11 und 16 Euro für die Standardabrechnung, für Baulohn bei 17 bis 18 Euro[2][3][4]. Entscheidend für die echten Kosten ist, was im Preis enthalten ist: Einrichtung, Bescheinigungen und Rückfragen werden oft extra berechnet.
Kurzantwort
| Anbietertyp | Preis pro Mitarbeiter und Monat | Grundlage |
|---|---|---|
| Steuerberater ohne eigene Vereinbarung (gesetzliche Vergütung) | 6 – 30 € | § 34 Abs. 2 StBVV[1] |
| Steuerberater (Praxiswerte laut Ratgebern) | 12 – 40 € | [5][3][6] |
| Lohnbüro / Payroll-Dienstleister (veröffentlichte Listenpreise) | 11 – 16 €, Baulohn 17 – 18 € | [2][3][4] |
| Full-Service-Anbieter (Ratgeberwert) | 20 – 40 € | [6] |
| Lohnsoftware in Eigenregie (nur Lizenz) | 3 – 12 € | [3][6] |
Die gesetzliche Vergütung für Steuerberater: § 34 StBVV
Die StBVV ist keine feste Preisliste. Sie gilt für Steuerberater nur, soweit nichts anderes vereinbart ist (§ 1 Abs. 1 StBVV)[7]. Eine höhere Vergütung kann in Textform vereinbart werden (§ 4 StBVV)[8], seit 1. Juli 2025 auch eine niedrigere, solange sie in einem angemessenen Verhältnis zu Leistung, Verantwortung und Haftungsrisiko steht (§ 4a StBVV)[9]. Auf beide Möglichkeiten muss der Steuerberater in Textform hinweisen (§ 4 Abs. 3 StBVV)[8]. Ohne Vereinbarung gelten für die Lohnbuchführung diese Rahmen (§ 34 StBVV)[1]:
| Leistung | Gebühr je Arbeitnehmer |
|---|---|
| Erstmalige Einrichtung der Lohnkonten, Aufnahme der Stammdaten (Abs. 1) | 6 – 19 € einmalig |
| Führung der Lohnkonten und Lohnabrechnung (Abs. 2) | 6 – 30 € je Abrechnungsmonat |
| Abrechnung nach Buchungsunterlagen des Auftraggebers (Abs. 3) | 2,50 – 9,50 € je Abrechnungsmonat |
| Abrechnung nach Eingaben des Auftraggebers, mit Programmen des Steuerberaters (Abs. 4) | 1,20 – 4,20 € je Abrechnungsmonat, zuzüglich Datenverarbeitung |
| Sonstige Hilfeleistungen (Abs. 5) | nach Zeitgebühr |
Die Lohnsteuer-Anmeldung ist mit den Gebühren nach Absatz 2 bis 4 abgegolten (Abs. 6). Wo im Rahmen ein Steuerberater landet, hängt von Umfang und Schwierigkeit ab. In der Praxis vereinbaren viele Kanzleien Festpreise je Mitarbeiter[5]. Lohnbüros und Payroll-Dienstleister fallen nicht unter die StBVV und vereinbaren ihre Preise frei.
Veröffentlichte Preise von Lohnbüros
Einige Anbieter nennen ihre Preise offen (Stand 12.10.2026, netto):
| Leistung | Preis pro Mitarbeiter und Monat | Quelle |
|---|---|---|
| Standard-Lohnabrechnung | 11 – 16 € je nach Paket, mindestens 3 Mitarbeiter | [2] |
| Standard-Lohnabrechnung | 13 € | [3] |
| Lohnabrechnung inklusive Meldungen | ab 12,50 €, Einrichtung nach Angebot | [4] |
| Baulohn | 17 – 18 € | [2][3] |
Wovon der Preis abhängt
- Zahl der Mitarbeiter: Je mehr Abrechnungen, desto niedriger der Preis pro Kopf. Ein Ratgeber nennt für die Standardabrechnung beim Lohnbüro 12 bis 20 Euro bei 1 bis 5 Mitarbeitern und oft unter 10 Euro ab 100 Mitarbeitern[3].
- Komplexität: Baulohn, Schichtzuschläge, Pflege oder Zeitarbeit kosten mehr. Ratgeber nennen dafür 15 bis 30 Euro[3].
- Leistungsumfang: Reine Abrechnung oder Abrechnung mit allen Meldungen, Bescheinigungen und Ansprechpartner.
- Wer die Daten erfasst: Gibt das Unternehmen die Daten selbst ein, sinkt der Preis; beim Steuerberater zeigt das der niedrigere Rahmen nach § 34 Abs. 3 und 4 StBVV[1].
Die Ratgeberzahlen weichen deutlich voneinander ab und nennen selbst keine Quellen. Für kleine Unternehmen mit 1 bis 9 Mitarbeitern nennt ein Ratgeber 20 bis 35 Euro[6], ein anderer 12 bis 20 Euro[3]. Verlässlich vergleichen lässt sich nur ein konkretes Angebot mit vollständiger Leistungsliste.
Zusatzkosten: Was oft nicht im Grundpreis steckt
| Posten | Typische Kosten | Quelle |
|---|---|---|
| Ersteinrichtung der Lohnbuchhaltung | 200 – 500 € einmalig | [5] |
| Einmalabrechnung (z. B. Urlaubsgeld, Bonus) | 20 – 50 € je Fall | [5] |
| Bescheinigungen (z. B. Arbeitslosengeld, Elterngeld) | 15 – 30 € je Bescheinigung | [5] |
| Beratung, Korrekturen aus Vorjahren | Steuerberater: meist 150 – 220 € pro Stunde (gesetzliche Zeitgebühr ohne Vereinbarung 66 – 164 €) | [10][11] |
| Begleitung einer Lohnsteuer-Außenprüfung | Steuerberater: meist 150 – 220 € pro Stunde (gesetzliche Zeitgebühr ohne Vereinbarung 66 – 164 €) | [10][11] |
| Sonderleistungen beim Lohnbüro (z. B. Kurzarbeitergeld, Prüfungsbegleitung) | 75 € pro Stunde | [4] |
Fragen Sie deshalb vor dem Vertrag nach: Sind Einrichtung, Ein- und Austritte, Bescheinigungen, Rückrechnungen und Rückfragen im Preis enthalten?
Lohnabrechnung im eigenen Haus
Die Lizenz für eine Lohnsoftware kostet 3 bis 8 Euro je Abrechnung[3]. Hinzu kommen (bei den meisten) Personal, Fortbildung und Vertretung. Eine qualifizierte Lohnbuchhalterin kostet mit 3.500 Euro Bruttogehalt, 20 % Lohnnebenkosten, Software, Fortbildung und anteiligen Gemeinkosten rund 4.500 bis 5.000 Euro im Monat (eigene Überschlagsrechnung). Bei einem Preis von 10,29 Euro pro Mitarbeiter (Payroll Fuchs ab 250 Mitarbeitern) lohnt sich eine eigene Stelle erst ab rund 440 bis 490 Mitarbeitern, wobei hier noch Urlaub und Krankheiten zu berücksichtigen wären.
Was die Lohnabrechnung bei Payroll Fuchs kostet
Payroll Fuchs berechnet ab 10,29 € pro Mitarbeiter und Monat (ab 250 Mitarbeitern), gestaffelt nach Anzahl der monatlichen Abrechnungen. Für weniger als 250 Mitarbeiter gibt es einen moderaten Aufschlag von rund 3,4 Cent:
| Mitarbeiter | Preis pro Mitarbeiter und Monat | Gesamt pro Monat |
|---|---|---|
| 250 und mehr | 10,29 € | ab 2.572,50 € |
| 100 | 15,39 € | 1.539,00 € |
| 50 | 17,09 € | 854,50 € |
| 25 | 17,93 € | 448,25 € |
| 10 | 18,44 € | 184,40 € |
| 5 | 18,61 € | 93,05 € |
Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer. Im Preis enthalten sind Einrichtung und Übernahme der Stammdaten, Ein- und Austritte, alle Meldungen und Bescheinigungen, Rückrechnungen und Korrekturen sowie Ihre Fragen zur Lohnabrechnung. Gerade der letzte Punkt ist außergewöhnlich, Payroll Fuchs freut sich nämlich über den persönlichen Austausch! Es gibt keine Grundgebühr und keine Mindestlaufzeit. Die KI erstellt die vorbereitende Lohnbuchhaltung und überspielt die Daten nach DATEV Lohn und Gehalt, wo die Abrechnung mit der verlässlichen DATEV-Qualität entsteht; Wirtschaftsprüfer David Schulte-Herbrüggen prüft sie, und Sie geben sie frei. Ihren genauen Preis zeigt der Preisrechner.
Häufig gestellte Fragen
Ausgelagert kostet die Lohnabrechnung meist zwischen 11 und 40 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Lohnbüros veröffentlichen Listenpreise von 11 bis 16 Euro, die gesetzliche, aber nicht bindende Vergütung der Steuerberater nach § 34 StBVV liegt bei 6 bis 30 Euro, wenn nichts anderes vereinbart ist, Ratgeber nennen für Steuerberater in der Praxis 12 bis 40 Euro.
Nein. Die StBVV nennt in § 34 Abs. 2 eine gesetzliche Vergütung von 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungsmonat, dazu einmalig 6 bis 19 Euro je Arbeitnehmer für die Einrichtung. Sie gilt aber nur, wenn nichts anderes vereinbart ist; Steuerberater dürfen in Textform höhere und seit Juli 2025 auch niedrigere Preise vereinbaren.
Häufig extra berechnet werden die Einrichtung (200 bis 500 Euro), Bescheinigungen (15 bis 30 Euro je Stück), Einmalabrechnungen (20 bis 50 Euro je Fall) und Beratung nach Stunden (bei Steuerberatern meist 150 bis 220 Euro pro Stunde). Bei Payroll Fuchs sind all diese Posten im Preis enthalten.
Ja. Beide Begriffe meinen die monatliche Abrechnung der Vergütung einschließlich Lohnsteuer und Sozialversicherung; die Kosten unterscheiden sich nicht.
Ab 10,29 € pro Mitarbeiter und Monat (ab 250 Mitarbeitern), gestaffelt nach Anzahl der monatlichen Abrechnungen: bei 100 Mitarbeitern 15,39 €, bei 50 Mitarbeitern 17,09 €. Einrichtung, Meldungen, Bescheinigungen und Rückfragen sind enthalten.
Quellen
- § 34 Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), amtliche Fassung: https://www.gesetze-im-internet.de/stbgebv/__34.html (abgerufen 12.10.2026)
- LohnDialog, Payroll Outsourcing 2026 (Preise Easy Lohn, Corporate Lohn, Lohn Flat, Baulohn): https://www.lohndialog.de/payroll-outsourcing/ (abgerufen 12.10.2026)
- LOHN24, Lohnabrechnung Kosten pro Mitarbeiter: https://lohn24.de/ratgeber/lohnabrechnung-kosten-pro-mitarbeiter (abgerufen 12.10.2026)
- lohnklar, Payroll Outsourcing: https://lohnklar.de/payroll-outsourcing (abgerufen 12.10.2026)
- onlinebilanz, Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater 2026? (Stand April 2026): https://onlinebilanz.de/was-kostet-eine-lohnabrechnung-beim-steuerberater/ (abgerufen 12.10.2026)
- project b., Lohnabrechnung Kosten pro Mitarbeiter: Was Sie 2026 zahlen (4. Februar 2026): https://www.project-b.dev/blog/lohnabrechnung-kosten-pro-mitarbeiter-was-sie-2026-zahlen (abgerufen 12.10.2026)
- § 1 StBVV (Anwendungsbereich): https://www.gesetze-im-internet.de/stbgebv/__1.html (abgerufen 12.10.2026)
- § 4 StBVV (Vereinbarung der Vergütung): https://www.gesetze-im-internet.de/stbgebv/__4.html (abgerufen 12.10.2026)
- § 4a StBVV (Unterschreiten der gesetzlichen Vergütung), eingefügt durch die Fünfte Verordnung zur Änderung der StBVV vom 31.03.2025 (BGBl. 2025 I Nr. 105), in Kraft seit 01.07.2025: https://www.gesetze-im-internet.de/stbgebv/__4a.html (abgerufen 12.10.2026)
- § 13 StBVV (Zeitgebühr: 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde): https://www.gesetze-im-internet.de/stbgebv/__13.html (abgerufen 12.10.2026)
- taxtify, Stundenhonorar Steuerberater 2026 (Stand Mai 2026; Steuerberater regulär 150 – 220 € netto pro Stunde): https://taxtify.de/steuer-lexikon/stundenhonorar-steuerberater/ (abgerufen 12.10.2026)