Personio Payroll vs. Lohn-Dienstleister: Was passt zu welchem Unternehmen?
Stand: Oktober 2026
Personio ist eine HR-Software, Personio Payroll ihr Modul für die Lohnabrechnung. Ein Lohn-Dienstleister übernimmt die Lohnabrechnung dagegen als Dienstleistung. Beides ist kein Entweder-oder: Viele Unternehmen nutzen Personio für Personaldaten und Abwesenheiten und lassen die Abrechnung von einer Steuerkanzlei oder einem Lohnbüro erstellen. Dieser Artikel zeigt, was Personio selbst über seine Lohnabrechnung schreibt, wo die Unterschiede zu einem Dienstleister liegen und für wen welches Modell passt. Alle Angaben zu Personio stammen von den Websites von Personio (Stand 13.10.2026); wo eine Angabe fehlt, steht „keine Angabe auf der Website“.
Das Wichtigste in Kürze
- Mit Personio Payroll (Pakete Standard und Pro) rechnet Ihr Unternehmen selbst ab: Laut Personio prüft Ihr Team die Daten und gibt frei, die übrigen Schritte laufen automatisch [1]. Personio setzt dafür eine interne HR-Fachperson oder ein HR-Team voraus [2].
- Im Expert Plan arbeitet eine unabhängige Steuerberatung mit, „die Ihre Lohnbuchhaltung validiert, genehmigt und dafür haftet“ [4].
- Ein Lohn-Dienstleister übernimmt die Abrechnung komplett. Bei Ihnen bleiben Daten liefern und Abrechnungen freigeben.
- Personio nennt sich selbst „Kein Lohnbüro-Ersatz für Kleinstunternehmen“ [2] und beschreibt seine Lohnsoftware als passend für rund 200 bis 1.000 Mitarbeitende [2].
Drei Wege mit Personio, ein Weg mit Dienstleister
| Modell | Wer rechnet ab? | Wer prüft und gibt frei? | Was bleibt bei Ihnen? |
|---|---|---|---|
| Personio Payroll Standard / Pro | die Software, gestartet von Ihrem Team [1] | Ihr Team prüft die Daten und gibt frei [1] | Datenpflege, Prüfung, Freigabe; dafür eine HR-Fachperson oder ein HR-Team [2] |
| Personio Payroll Expert Plan | die Software; eine Steuerberatung unterstützt bei Validierung und monatlicher Freigabe [7] | die Steuerberatung, die laut Personio validiert, genehmigt und haftet [4] | Datenpflege in Personio; die monatliche Freigabe mit Unterstützung der Steuerberatung [7] |
| Personio als Datenquelle (DATEV-Integration, Export, vorbereitende Entgeltabrechnung) | DATEV, eine andere Lohnsoftware oder die Steuerberatung [2] | je nach Abrechnungsstelle | Datenpflege in Personio, Übergabe der Daten |
| Lohn-Dienstleister | der Dienstleister | je nach Anbieter; fragen Sie nach der Qualifikation der prüfenden Person | Daten liefern, Abrechnungen freigeben |
Personio beschreibt auf seiner Seite zum Lohnabrechnungsprogramm „Vier Wege zur automatisierten Lohnabrechnung“: Personio Payroll, die DATEV-Integration, Exporte für Lohnabrechnungssoftware und die vorbereitende Entgeltabrechnung [2]. Nur beim ersten Weg läuft die Abrechnung in Personio; bei den anderen drei liegt die finale Abrechnung bei DATEV, der anderen Software oder der Steuerberatung [2].
Was Personio Payroll laut Personio leistet
- Meldungen: Nach Angaben im Hilfe-Center werden Meldungen an die Sozialversicherungen und Beitragsnachweise nach Freigabe der Lohnbuchhaltung übermittelt; außerdem Lohnsteueranmeldungen und Lohnbescheinigungen, Lohnnachweise an die Unfallversicherungen, die ELStAM-Anmeldung neuer Mitarbeitender und die Versicherungsnummernvorabfrage [6].
- Automatisierung: SV-Nummern und Steuerinformationen werden automatisch abgerufen, rückwirkende Korrekturen laufen über eine automatische Datensynchronisation [6]. Eine Eingabevalidierung soll Fehler vor der Abrechnung abfangen [1]. Personio Payroll ist ITSG-zertifiziert und kommuniziert direkt mit den Sozialversicherungsträgern [1].
- Support: Laut Personio ist der Support durch Payroll-Spezialisten unbegrenzt im Preis enthalten, für die Kommunikation mit Behörden fallen keine zusätzlichen Kosten an [1].
- Alles in einem System: Personaldaten, Abwesenheiten und Lohnabrechnung liegen in derselben Software; Mitarbeitende können ihre Daten selbst pflegen [2].
- KI: Personio beschreibt KI als Teil des Fundaments, die das HR-Team verstärken und nicht ersetzen soll [2]. Eine konkrete KI-Funktion in der Lohnabrechnung beschreibt Personio auf den geprüften Seiten nicht.
Grenzen laut Personio
Personio nennt seine Grenzen auf der Seite zum Lohnabrechnungsprogramm im Abschnitt „Was Personio nicht tut“ selbst [2]:
- „Kein Lohnbüro-Ersatz für Kleinstunternehmen“: Die Lösungen setzen eine interne HR-Fachperson oder ein HR-Team voraus, die Datenpflege und Freigaben übernimmt. Ein Lohnbüro berät Kleinstunternehmen laut Personio zusätzlich inhaltlich und übernimmt die Abrechnung komplett.
- „Keine länderübergreifende Verarbeitung“: Andere Länder deckt Personio über Integrationen und Partner ab.
- „Keine steuerliche Beratung“: Personio liefert abrechnungsfertige Daten, berät aber weder steuerlich noch arbeitsrechtlich.
Im Hilfe-Center stehen weitere Grenzen [6]:
| Bereich | Laut Hilfe-Center nicht unterstützt |
|---|---|
| Branchen | landwirtschaftliche Betriebe, öffentlicher Dienst, Baugewerbe/Baulohn, Seefahrt |
| Lohnarten (Standard und Pro) | Altersteilzeit, Wertguthaben, bAV im Vervielfältigungsverfahren, Kurzarbeitergeld (KUG), Nettohochrechnung |
| Lohnarten (nur Standard) | mehrere bAV-Verträge pro Mitarbeitendem, Simulationen |
| Beschäftigtengruppen | Altersteilzeit (PGRS 103), Werkstätten für behinderte Menschen (PGRS 107), Hausgewerbetreibende (PGRS 104), Grenzgänger |
Auf der Seite zum Lohnabrechnungsprogramm schreibt Personio, dass mehrere Gesellschaften das Enterprise-Paket voraussetzen und sich ab etwa 500 Mitarbeitenden lohnen [2]; die Preisseite nennt dagegen die Pakete Core und Pro, mit unbegrenzter Gesellschaften-Verwaltung in Pro [3]. Fragen Sie im Angebot nach, welches Paket Sie brauchen. Für Kleinunternehmen ohne eigene HR-Beauftragte ist die Lösung laut Personio weniger geeignet [2].
Preis und Vertrag
| Punkt | Personio Payroll | Lohn-Dienstleister |
|---|---|---|
| Preis | Für die App Payroll keine Angabe auf der Website; die HR-Software selbst beginnt laut Preisseite bei 7,60 € pro Monat und Mitarbeitendem (Paket Core), Payroll kommt als App hinzu; Angebot über eine Demo, berechnet pro Beschäftigtem und Monat [1][3] | viele Anbieter veröffentlichen Preise pro Mitarbeiter und Monat, andere nennen sie nur auf Anfrage; Vergleich: Dienstleister im Vergleich |
| Einrichtung | einmalige Gebühr, abhängig von der Unternehmensgröße [3] | je nach Anbieter |
| Mindestlaufzeit | Jahresabo, mindestens 12 Monate [3] | je nach Anbieter, oft monatlich kündbar |
| Buchung | Payroll steht auf der Preisseite unter den Apps, die das Kernangebot ergänzen; der Preis hängt unter anderem davon ab, welche Apps Sie dazubuchen [3] | – |
| Expert Plan | Software und Support werden pro mitarbeitender Person berechnet, nicht pro Abrechnung [7] | – |
Zur Haftung bei den Paketen Standard und Pro: keine Angabe auf der Website [1][2][3][4][6][7].
Personio und Lohn-Dienstleister zusammen
Wer Personio als HR-System nutzt, muss die Abrechnung nicht in Personio erstellen. Personio überträgt laut eigener Seite Personalstammdaten, Gehälter, Stundenlöhne, Einmal- und wiederkehrende Vergütungen sowie Abwesenheiten an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt; zurück kommen die erstellten Lohnabrechnungen und eAU-Bescheinigungen [5]. Außerdem gibt es Exporte für ADDISON Lohn & Gehalt und ADP AdvancedPay (Paisy) sowie die vorbereitende Entgeltabrechnung, bei der die Daten gesammelt an die Steuerberatung gehen [2].
So arbeitet Payroll Fuchs mit Personio-Kunden: Über die DATEV-Integration von Personio gehen die Lohndaten direkt nach DATEV Lohn und Gehalt, allerdings nur zum Teil. Fahrtkostenzuschüsse, bAV-Informationen oder Sachbezüge kommen erfahrungsgemäß nicht über die Schnittstelle zu DATEV. Hier kommt der KI-Chat-Agent von Payroll Fuchs ins Spiel und fängt diese Lücke auf, denn darüber lassen sich diese Angaben schnell und unkompliziert übermitteln. Die eigentliche Abrechnung erfolgt dann in DATEV Lohn und Gehalt mit der verlässlichen DATEV-Qualität.
Für wen passt was?
| Ausgangslage | Naheliegendes Modell |
|---|---|
| Eigene HR-Abteilung, 200 bis 1.000 Mitarbeitende, eine Gesellschaft, keine der genannten Sonderfälle | Personio Payroll (Standard oder Pro) |
| Personio im Einsatz, aber keine eigene Lohnfachkraft | Personio Payroll Expert Plan oder Personio als Datenquelle für einen Lohn-Dienstleister |
| Kleines Unternehmen ohne HR-Beauftragte | Lohn-Dienstleister; Personio nennt sich selbst „Kein Lohnbüro-Ersatz für Kleinstunternehmen“ [2] |
| Baulohn, Kurzarbeitergeld, Altersteilzeit oder Wertguthaben | ein Anbieter, der diese Fälle ausdrücklich abrechnet; Personio Payroll unterstützt sie laut Hilfe-Center nicht [6] |
| Abrechnung in mehreren Ländern | Personio über Partner und Integrationen [2] oder ein internationaler Payroll-Anbieter |
Payroll Fuchs: Lohn-Kanzlei auf DATEV-Basis
Payroll Fuchs ist eine Lohn-Kanzlei auf DATEV-Basis und übernimmt die Lohn- und Gehaltsabrechnung komplett. Sie legen Ihre Rohdaten am gewohnten Ort ab, ob als Excel, PDF, CSV, TXT oder eingescannte Stundenzettel. Die KI erstellt daraus die vorbereitende Lohnbuchhaltung und überspielt die Daten nach DATEV Lohn und Gehalt, wo die Abrechnung entsteht. Wirtschaftsprüfer David Schulte-Herbrüggen prüft jede Abrechnung persönlich, freigegeben wird sie von Ihnen. Wie die Prüfung abläuft, steht auf der Seite Payroll Outsourcing.
| Mitarbeiter | Preis pro Mitarbeiter und Monat (netto) |
|---|---|
| 250 und mehr | 10,29 € |
| 100 | 15,39 € |
| 50 | 17,09 € |
| 10 | 18,44 € |
Payroll Fuchs berechnet ab 10,29 € pro Mitarbeiter und Monat ab 250 Mitarbeitern, gestaffelt nach Anzahl der monatlichen Abrechnungen. Payroll Fuchs rechnet auch Sonderfälle wie Baulohn, Kurzarbeitergeld, Altersteilzeit und Wertguthaben ab. Einrichtung, Ein- und Austritte, alle Meldungen und Bescheinigungen sind enthalten; es gibt keine Grundgebühr und keine Mindestlaufzeit. Nachfragen zur Lohnabrechnung berechnen wir nicht, im Gegenteil wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Ihren genauen Preis zeigt der Preisrechner.
Für wen Payroll Fuchs nicht die richtige Wahl ist:
- Unternehmen mit weniger als 5 Mitarbeitenden
- Unternehmen, die die Lohnabrechnung selbst durchführen wollen; dafür passt eine Lohnsoftware wie Personio Payroll
- Unternehmen, die eine länderübergreifende Lohnabrechnung brauchen
- Unternehmen, die nicht mit DATEV abrechnen lassen wollen
Häufig gestellte Fragen
Nein. Personio Payroll ist eine Software, mit der Ihr Unternehmen selbst abrechnet. Personio nennt sich auf der eigenen Website „Kein Lohnbüro-Ersatz für Kleinstunternehmen“, weil die Lösung eine interne HR-Fachperson für Datenpflege und Freigaben voraussetzt [2]. Im Expert Plan arbeitet zusätzlich eine Steuerberatung mit [7].
Für den Expert Plan schreibt Personio, dass die unabhängige Steuerberatung die Lohnbuchhaltung validiert, genehmigt und dafür haftet [4]. Für die Pakete Standard und Pro steht dazu keine Angabe auf der Website. Klären Sie die Haftung im Angebot und in den Geschäftsbedingungen.
Für die App Payroll veröffentlicht Personio keinen Preis. Die HR-Software selbst beginnt laut Preisseite bei 7,60 € pro Monat und Mitarbeitendem (Paket Core), Payroll kommt als App hinzu. Abgerechnet wird pro Beschäftigtem und Monat, dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr; das Jahresabo läuft mindestens 12 Monate [1][3].
Quellen
Alle abgerufen am 13.10.2026.
- Personio, Personio Payroll: https://www.personio.de/funktionen/personio-payroll/
- Personio, Lohnabrechnungsprogramm: https://www.personio.de/lohnabrechnungsprogramm/
- Personio, Preise: https://www.personio.de/preise/
- Personio, Steuerberater: https://www.personio.de/steuerberater/
- Personio, DATEV: https://www.personio.de/funktionen/datev/
- Personio Hilfe-Center, Personio Payroll im Überblick: https://support.personio.de/hc/de/articles/13632466245661
- Personio Hilfe-Center, Personio Payroll Expert Plan: https://support.personio.de/hc/de/articles/24333241923485