Lohnabrechnung für Start-ups und Tech-Unternehmen
Stand: Oktober 2026
Start-ups stellen schnell ein, beteiligen Mitarbeiter am Unternehmen und haben Gründer, die zugleich Gesellschafter und Geschäftsführer sind. Jede dieser Besonderheiten hat Folgen für die Lohnabrechnung, und Fehler fallen oft erst Jahre später auf, etwa beim Verkauf von Anteilen oder bei einer Betriebsprüfung. Payroll Fuchs fängt sie dort ab, wo sie entstehen. Aufgeschobene Vorteile aus einer Mitarbeiterbeteiligung zeichnen wir im Lohnkonto auf, damit sie beim späteren Verkauf oder Austritt richtig versteuert werden. Gründer, die zugleich Gesellschafter und Geschäftsführer sind, melden wir richtig an und begleiten die Statusprüfung der Rentenversicherung. Bevor eine Abrechnung an Sie geht, prüft sie ein Wirtschaftsprüfer persönlich.
Payroll Fuchs übernimmt die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Start-ups und Tech-Unternehmen komplett: vorbereitende Lohnbuchhaltung, Abrechnung, alle Meldungen und Sonderfälle. Sie teilen uns nur noch Änderungen mit und geben die Abrechnungen frei.
Das Wichtigste in Kürze
- Mitarbeiterbeteiligung: Bis 2.000 € im Jahr sind steuerfrei. Darüber hinaus kann die Besteuerung nach § 19a EStG aufgeschoben werden; der aufgeschobene Betrag muss dann über Jahre im Lohnkonto festgehalten werden.
- Bei Gesellschafter-Geschäftsführern einer GmbH wird der Status in der Sozialversicherung geprüft, sobald sie gemeldet werden.
- Die KI erstellt die vorbereitende Lohnbuchhaltung und überspielt die Daten nach DATEV Lohn und Gehalt; ein Wirtschaftsprüfer prüft jede Abrechnung persönlich, Sie geben frei.
- Sie zahlen einen Preis pro Mitarbeiter und Monat, in dem alles enthalten ist, ohne Einrichtungskosten.
Mitarbeiterbeteiligung: was die Lohnabrechnung wissen muss
Steuerfreier Betrag. Überlassen Sie Mitarbeitern Anteile am Unternehmen unentgeltlich oder verbilligt, ist der Vorteil bis 2.000 € im Kalenderjahr steuerfrei. Voraussetzung: Das Angebot steht mindestens allen Mitarbeitern offen, die seit einem Jahr oder länger im Unternehmen sind (§ 3 Nr. 39 EStG).
Besteuerung aufschieben (§ 19a EStG). Liegt der Vorteil darüber, muss er im Jahr der Übertragung nicht versteuert werden, wenn
- das Unternehmen bestimmte Größengrenzen nicht überschreitet: höchstens das Doppelte von Umsatz und Bilanzsumme und das Vierfache der Beschäftigtenzahl eines mittleren Unternehmens nach EU-Definition, im Zeitpunkt der Übertragung oder in einem der sechs vorangegangenen Jahre,
- die Gründung nicht mehr als 20 Jahre zurückliegt und
- der Mitarbeiter zustimmt (§ 19a Abs. 2 EStG).
Besteuert wird später, und zwar sobald der Mitarbeiter die Anteile überträgt, das Arbeitsverhältnis endet oder 15 Jahre vergangen sind (§ 19a Abs. 4 EStG). Dann rechnet die Lohnabrechnung den Betrag als sonstigen Bezug ab. Deshalb muss der nicht besteuerte Wert im Lohnkonto aufgezeichnet werden (§ 19a Abs. 6 EStG), und das Betriebsstättenfinanzamt bestätigt ihn auf Anfrage verbindlich (§ 19a Abs. 5 EStG).
Virtuelle Anteile. Viele Start-ups vergeben statt echter Anteile virtuelle (VSOP). Eine Auszahlung daraus ist in der Regel Arbeitslohn, sobald sie fließt, häufig also beim Verkauf des Unternehmens. Den Monat der Auszahlung bereiten wir mit Ihnen vor.
Gesellschafter-Geschäftsführer
Ist ein Gründer zugleich Gesellschafter und Geschäftsführer einer GmbH, muss die Einzugsstelle seinen Status von der Deutschen Rentenversicherung Bund prüfen lassen, sobald er als Beschäftigter gemeldet wird (§ 7a Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Ob Sozialversicherungsbeiträge anfallen, hängt unter anderem von der Höhe der Beteiligung und den Stimmrechten ab. Wir melden richtig an und begleiten das Verfahren.
Schnell wachsen
Neue Mitarbeiter melden Sie mit der nächsten Änderung. Dafür nutzen Sie einfach unser Webformular: Der neue Mitarbeiter trägt den Großteil der benötigten Daten selbst ein, Sie prüfen sie und ergänzen nur wenige Angaben, etwa das Gehalt. Die Daten gehen dann automatisch in DATEV Lohn und Gehalt. Auch bestehende HR-Systeme wie Personio, Kenjo oder Rexx binden wir problemlos und kostenfrei an.
Payroll Fuchs rechnet nur in Deutschland ab. Arbeiten Mitarbeiter im Ausland und müssen dort abgerechnet werden, koordinieren wir das gern mit unseren internationalen Partnern.
So läuft die Lohnabrechnung mit Payroll Fuchs
- Zum Start übernehmen wir die vorliegenden Daten, entweder aus einer Excel-Tabelle, einem Abrechnungsprogramm oder von Ihrem bisherigen Anbieter. Nach weniger als 24 Stunden sind Sie live.
- Jeden Monat melden Sie Änderungen wie neue Mitarbeiter, Gehaltsänderungen oder Benefits, und zwar auf dem Weg, der für Sie am einfachsten ist. Mit unserem Konzept des „maßgeschneiderten digitalen Schuhkartons“ holen wir die Daten dort ab, wo Sie es wünschen. Die KI bereitet die Lohnbuchhaltung vor, DATEV Lohn und Gehalt rechnet ab.
- Ein Wirtschaftsprüfer prüft jede Abrechnung persönlich, bevor diese zur Durchsicht an Sie geht.
- Nach Ihrer Freigabe übernehmen wir die Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung.
Was kostet die Lohnabrechnung für ein Start-up?
Der Preis hängt nur von der Zahl der Mitarbeiter ab. Alle Leistungen sind enthalten, Einrichtungskosten gibt es nicht.
| Mitarbeiter | Preis pro Mitarbeiter und Monat |
|---|---|
| 250 und mehr | 10,29 € |
| 50 | 17,09 € |
| 40 | 17,42 € |
| 1 | 18,75 € |
Ihren genauen Preis zeigt der Preisrechner.
Häufige Fragen
Ja, der Preis gilt ab einem Mitarbeiter. Gerade am Anfang werden Weichen gestellt, etwa bei Gesellschafter-Geschäftsführern und der ersten Mitarbeiterbeteiligung.
Nein. Der Aufschub gilt nur mit Zustimmung des Mitarbeiters und lässt sich in der Steuererklärung nicht nachholen (§ 19a Abs. 2 EStG). Die Entscheidung sollte vor der Übertragung fallen.
Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses wird der bisher nicht besteuerte Betrag in der Lohnabrechnung versteuert. Stattdessen kann der Arbeitgeber spätestens mit der nächsten Lohnsteuer-Anmeldung unwiderruflich erklären, für die Lohnsteuer zu haften; dann wird erst besteuert, wenn die Anteile übertragen werden. Das Ende des Arbeitsverhältnisses und der Ablauf von 15 Jahren lösen die Besteuerung dann nicht mehr aus (§ 19a Abs. 4a EStG).
Payroll Fuchs ist ein Dienstleister für ausgelagerte Lohnabrechnung auf DATEV-Basis, geführt von einem Wirtschaftsprüfer.
Quellen
- § 3 Nr. 39 EStG (steuerfreie Mitarbeiterbeteiligung)
- § 19a EStG (Aufschub der Besteuerung bei Vermögensbeteiligungen)
- § 7a SGB IV (Feststellung des Erwerbsstatus)
- Empfehlung der EU-Kommission vom 6. Mai 2003 (KMU-Definition), auf die § 19a Abs. 3 EStG verweist